Digitalice la gestión de copias certificadas y cotejos mediante una herramienta diseñada para registrar, controlar y optimizar cada proceso de validación documental. Este módulo incrementa la precisión en la verificación de información, reduce los tiempos de captura y proporciona una trazabilidad completa para respaldar cada operación dentro de la actividad notarial.

• Administración ágil: registre y gestione sus solicitudes de manera eficiente y segura a través de la integración con ProcesaNot.
• Búsquedas avanzadas: Localice expedientes rápidamente mediante filtros personalizados por fecha, otorgante, solicitante u otros criterios específicos de consulta.
• Control documental centralizado: Resguarde y administre toda la documentación asociada a cada cotejo en un solo lugar, facilitando su revisión y validación posterior.
• Cálculo de importes: Al registrar un documento, capture el número de hojas, copias y la tarifa aplicable; el sistema calculará el costo correspondiente, minimizando errores operativos.
• Formatos de exportación: Consulte, descargue e imprima sus registros en formatos Excel, Word y PDF según lo requiera.
• Índices automáticos: Genere e imprima el índice de cotejos acumulados con un solo clic, simplificando el control interno y las revisiones periódicas.

Cotejos

ExuniNot

Crea y administra los expedientes únicos de las operaciones que lo requieran. Aprovecha la información extraída por ProcesaNot de la Constancia de Situación Fiscal (CSF) y/o la CURP para crear automáticamente el Expediente Único de Identificación Electrónico, generando y cargando los formatos requeridos de manera ágil, precisa y segura.

• Cuenta con una interfaz intuitiva y fácil de utilizar que simplifica la creación de expedientes y la integración de la documentación requerida.
• Entre sus funcionalidades destaca la generación automática de los formatos CNBC (Constancia de No Beneficiario Controlador), CBC (Constancia de Beneficiario Controlador) y sus anexos correspondientes, agilizando el cumplimiento de las obligaciones normativas.
• Su esquema de trabajo flexible permite capturar información y cargar documentos de manera gradual, conforme estos se encuentren disponibles, facilitando la integración completa del expediente sin interrumpir la operación diaria.
• Por cada expediente generado, el sistema crea automáticamente una biblioteca digital que concentra los formatos y documentos relacionados, manteniéndolos organizados y disponibles para su consulta y descarga en cualquier momento.
• La búsqueda y consulta de expedientes puede realizarse mediante diversos criterios, como número de expediente, nombre de la persona o número de anexo, permitiendo localizar la información de forma rápida y eficiente.
• Asimismo, incorpora un auditor interno que identifica expedientes incompletos y documentos pendientes de carga relacionados con actividades vulnerables. Esta información puede filtrarse por rango de fechas, abogado responsable, notario, tipo de actividad vulnerable, número de anexo o tipo de documento faltante, facilitando el seguimiento y control de cumplimiento.
• Adicionalmente, ExuniNot genera el Índice de Operaciones Vulnerables requerido por la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF), contribuyendo al cumplimiento oportuno de las obligaciones regulatorias.

ExuniNot

Notaría Digital

Notaría Digital transforma la operación de su notaría mediante herramientas que agilizan los procesos, mejoran la productividad y fortalecen el control de la información. Su equipo podrá realizar sus actividades de forma más rápida y eficiente.

Beneficios principales:

• Integración con Google Workspace para optimizar la elaboración y gestión de documentos notariales (escrituras).
• Colaboración en tiempo real para agilizar la revisión y autorización de documentos.
• Control eficiente de agendas, citas y fechas de firma.
• Resguardo seguro y automatizado de documentos con el Google Drive propiedad de la Notaría.
• Generación dinámica de apéndices y documentación complementaria.
• Emisión de testimonios con sello digital único que garantiza su autenticidad e integridad.
• Transferencia de información inmediata y segura a través de TotalNot Bot
• Cree formularios personalizados para sus clientes y reutilice la información en expedientes (ExuniNot) y proyectos mediante la integración por API, optimizando tiempos y garantizando la consistencia de los datos.

IA Notarial

Con el asistente virtual de TotalNot, automatice la generación de avisos a la UIF y optimice la revisión de escrituras mediante análisis avanzados que permiten detectar errores e inconsistencias de forma oportuna, mejorando la eficiencia operativa y la confiabilidad de cada instrumento notarial.

• Carga inteligente de documentos: permite incorporar múltiples archivos de manera gradual, obteniendo información de cada uno de ellos hasta completar los datos necesarios para la elaboración del aviso. El sistema consolida automáticamente la información extraída, evitando capturas repetidas y facilitando la generación del archivo XML para su presentación ante la UIF.
• Análisis automatizado de datos: examina la información contenida en el archivo cargado para identificar los datos requeridos para la elaboración del aviso.
• Extracción inteligente de información: recupera automáticamente datos relevantes de personas, inmuebles, montos, fechas, comparecientes y demás elementos necesarios para integrar el aviso.
• Validación de datos obligatorios: detecta información faltante, inconsistencias o posibles errores antes de generar el archivo de presentación.
• Generación automática del archivo XML: crea el archivo XML conforme a la estructura requerida para la presentación de avisos ante la UIF, reduciendo tiempos de captura y minimizando errores.
• Alertas y observaciones: notifica posibles inconsistencias, campos incompletos o datos que requieren validación por parte del usuario.
• Descarga inmediata: facilita la descarga del XML generado para su carga en el portal correspondiente.

AdminNot

Desarrollado para apoyar al notario en las exigencias de la práctica notarial actual, proporcionando herramientas que optimizan la gestión de presupuestos, expedientes, protocolo e índices. Su enfoque en la digitalización de procesos permite administrar documentos de manera eficiente, controlar gastos de terceros con CFDI, avisos a la UIF y operar con el Sello Digital Notarial (SDN), impulsando una gestión más ágil, segura y productiva.

• Interfaz y procesos sencillos, secuenciales e intuitivos, que facilitan el uso eficiente por parte de todos los usuarios.
• Gestión notarial alineada con las disposiciones legales y fiscales vigentes, diseñada para atender los requerimientos actuales de la función notarial y adaptarse a las reglas de operación emitidas por las autoridades competentes.
• Administración contable y fiscal que distingue claramente los ingresos propios de la notaría de los recursos recibidos para el pago de impuestos, derechos y contribuciones por cuenta de terceros.
  • Control integral de impuestos y derechos cobrados por cuenta del cliente, conforme a las disposiciones aplicables de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente (reglas 2.7.1.12 y 2.7.1.42).
  • Vinculación automática de CFDI de gastos por cuenta de terceros a cada trámite mediante la lectura y procesamiento de archivos XML.
  • Generación de una base de datos de CFDI de gastos y repositorio digital de archivos XML para consulta y control documental.
  • Validación de comprobantes fiscales de gastos por cuenta de terceros, para evitar que se carguen comprobantes mas de una ocasión, para evitar inconsistencias en cuentas de gastos.
  • Reportes financieros que permiten conciliar derechos cobrados, pagados y facturados, con o sin comprobante fiscal.
• Administración y reportes de expedientes contra escrituras.
• Seguimiento detallado de trámites por expediente, cliente, institución, y/o tipo de dependencia gubernamental.
• Gestión documental de trámites en formato digital.
• Control de protocolo y guía digital.
• Registro dinámico de nombres de otorgantes para la generación e impresión automatizada del Libro del Índice Notarial.
• Integración automatizada de información para su utilización en FacturaNot®, facilitando la emisión de CFDI, así como en DeclaraNot Plus® y ConsultaNot®, optimizando los procesos operativos y reduciendo la captura duplicada de información.
• Integra la información de FacturaNot® para recuperar automáticamente los nombres de las personas registradas en los complementos notariales y utilizarlos en la generación del Índice Notarial.
• Importa información desde ProcesaNot®, automatizando el registro de otorgantes y reduciendo la captura manual de datos.
• Administración de permisos basada en perfiles de usuario, con bitácora de auditoría que registra la fecha y hora de aplicación real de los eventos y acciones realizadas.
• Generación automática del código QR correspondiente al Sello Digital Notarial (SDN), incorporándolo a los instrumentos notariales para fortalecer su autenticidad y verificación.

AdminNot

AdminNot

DeclaraNot Plus

Módulo diseñado para importar automáticamente desde FacturaNot®, ISRNot®, y AdminNot®, toda la información capturada en los complementos notariales y de retenciones, y deferentes módulos, eliminando la necesidad de recapturar datos y reduciendo significativamente los tiempos de procesamiento. Cuando se utiliza ISRNot® para el cálculo del ISR, dicho cálculo también se incorpora de forma automática, garantizando consistencia entre los cálculos realizados, los CFDI emitidos y las declaraciones o avisos presentados.

• Notifica la información por presentar y la administra.
• Calcula y detecta de forma automática las operaciones que deben reportarse a la UIF por exceder los umbrales de aviso por acumulación en lo individual.
• Genera alertas oportunas sobre operaciones vulnerables sujetas a reporte ante la UIF.
• Genera el archivo de texto para DeclaraNot del SAT para su presentación mediante la opción de “Declaración por archivo”, facilitando la carga masiva y automática de información.
• Permite administrar y resguardar los acuses de presentación de declaraciones.
• Este módulo al ser compatible con el sistema ProcesaNot® puede también cargar los datos completos de los enajenantes o adquirientes a partir de la lectura de la CIF/CURP.
• Cuando es necesario ingresar información manualmente, incorpora funciones de autocompletado que agilizan el registro de datos y mejoran la productividad.

ConsultaNot

En el marco de la Ley de Lavado de Dinero (LFPIORPI), ConsultaNot® está diseñado para dar cumplimiento a la obligación de identificación de los comparecientes en listas negras de diversas instituciones y organismos nacionales e internacionales.

El barrido se genera dentro de los siguientes portales y listas:

• Oficina de Control de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América (Office of Foreign Assets Control -OFAC).
• Lista Consolidada de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.
• Programa de recompensas de la Fiscalía General de la República.
• Personas buscadas por la Organización Internacional de Policía Criminal -INTERPOL.
• Folios pasaportes irregulares - SRE (CIRCULAR 142/17).
• Artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación - SAT.

Podrá consultar nombres de personas (físicas o jurídico colectivas), en las listas negras que solicita la UIF: OFAC, ONU, INTERPOL, FGR, SRE y SAT e identificar probables actos con recursos de procedencia ilícita; cumpliendo con la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (artículos 17 y 18).

• Trabaja en un entorno web, lo cual le permite movilidad. Solo requiere de un dispositivo con conexión a internet para realizar consultas de forma ilimitada.
• Consulta automática: se integra con FacturaNot®, DeclaraNot Plus®, AdminNot® y ExuniNot® para analizar diariamente la información registrada en estos sistemas. Cada noche realiza búsquedas en listas de control y, en caso de detectar coincidencias parciales o exactas, genera alertas que se muestran al iniciar sesión, facilitando una atención oportuna.
• Consulta manual: permite efectuar búsquedas individuales o masivas en tiempo real. Se puede capturar información directamente o copiar los nombres desde documentos existentes en formatos como Excel o Word, agilizando el proceso de validación.
• Consulta histórica: ofrece la posibilidad de realizar búsquedas utilizando las listas vigentes de una fecha específica, con información disponible desde noviembre de 2017. Esta funcionalidad facilita la regularización de consultas pendientes y permite obtener evidencia documental de verificaciones realizadas antes y después de una operación o trámite.

ConsultaNot

• Registro digital: los resultados obtenidos en las diferentes listas pueden visualizarse directamente en pantalla o exportarse a formatos PDF y Excel para su consulta, resguardo o impresión. Cuando una búsqueda no arroja coincidencias, el sistema genera automáticamente un acuse en formato PDF como evidencia de la consulta realizada.
• Acervo histórico digital: conserva un historial completo de todas las búsquedas efectuadas, permitiendo demostrar el cumplimiento de los procesos de verificación requeridos por las autoridades. Además, los resultados y acuses pueden consultarse y exportarse nuevamente en cualquier momento a formatos PDF o Excel.
• Selección personalizada de listas: permite elegir una o varias fuentes de consulta según las necesidades de cada operación, incluyendo listas de FGR, ONU, OFAC, INTERPOL, SRE y 69-B.

ISRNot

Herramienta especializada que agiliza y automatiza la determinación del Impuesto Sobre la Renta (ISR) en operaciones de enajenación y adquisición de bienes inmuebles, proporcionando resultados precisos, documentados e integrados con el ecosistema de soluciones notariales.

• Calcula ISR referido (con recargos y actualizaciones).
• Contempla los distintos métodos de actualización que permite la ley.
• Integra automáticamente los resultados del cálculo con FacturaNot® y DeclaraNot Plus®, eliminando procesos manuales y reduciendo errores de captura.
• Importa los datos de ProcesaNot® evitando capturar los mismos.
• Posibilita el envío de los resultados del cálculo por correo electrónico.
• Realiza el llenado automático de los formatos 1-A y 15-C utilizando la información capturada y los resultados obtenidos.
• Genera documentos personalizados con el logotipo y los datos de la notaría, incluyendo el informe detallado para el contribuyente sobre la determinación de su ISR.
• Exporta los cálculos y reportes a formatos PDF y Excel para su consulta, archivo o entrega.
• Comparte resultado de los cálculos por WhatsApp, Messenger y/o Telegram, agilizando la comunicación con clientes y colaboradores.

ProcesaNot

Herramienta de vanguardia incluida sin costo adicional en los servicios de TotalNot para clientes con anualidades más timbres y membresías. Diseñada para simplificar y eficientar la captura y actualización de datos. ProcesaNot transforma la gestión de información clave en un proceso rápido, preciso y seguro

1. Alta y actualización de clientes de manera automatizada:
   • Integra datos a partir de la Cédula de Identificación Fiscal (CIF) o la Constancia de Situación Fiscal (CSF) utilizando métodos flexibles como:
     • Carga de archivos desde su equipo o correo electrónico.
     • Escaneo de código QR con la APP ProcesaNot (disponible en Android y iPhone).
     • Carga por idCIF para una integración más directa y rápida.
   • Actualiza los datos de sus clientes con un solo clic, evitando la necesidad de cargar nuevamente la CIF.
2. Validación de información en tiempo real:
   • Verifica la autenticidad de los datos directamente en bases oficiales como RENAPO y SAT, asegurando precisión y cumplimiento normativo.
3. Optimización en otros módulos de TotalNot®:
   • La información registrada en ProcesaNot puede ser reutilizada en:
     • FacturaNot®, para la generación de CFDIs (incluidos complementos como traslativas de dominio, retenciones ISR/IVA)
     • DeclaraNot Plus®, donde se exporta a DeclaraNot, previniendo rechazos en declaraciones fiscales.
     • ConsultaNot®, para automatizar la búsqueda en listas negras de la UIF y otras bases oficiales.
     • AdminNot®, permite dar de alta comparecientes y recuperar datos de los mismos para posteriormente exportarlos al resto de módulos de TotalNot.
     • ExuniNot®, mediante el mismo mecanismo de recuperación de datos, apoya para dar de alta expedientes, llenado de CNBC, anexos y recupera información para poder usarlos en el resto de los módulos.
   • Minimiza errores de captura y transcripción, reduciendo riesgos en el timbrado de CFDIs, presentación de declaraciones y eliminando inconsistencias.
4. Procesamiento ilimitado de documentos:
   • Sin límites en el uso, ProcesaNot permite trabajar con grandes volúmenes de información de manera eficiente y precisa.

Beneficios clave de ProcesaNot®:

• Ahorro de tiempo y recursos: reduce significativamente los tiempos de captura y evita errores.
• Integración total: facilita la continuidad del trabajo en módulos avanzados como FacturaNot®, DeclaraNot Plus®, AdminNot®, ExuniNot® y otros servicios.
• Precisión y cumplimiento: garantiza que los datos capturados sean verificados y auténticos, alineados con los estándares gubernamentales.
• Accesibilidad multiplataforma: disponible en web y dispositivos móviles para una experiencia flexible.

Con ProcesaNot, TotalNot reafirma su compromiso de proporcionar soluciones integrales para la administración notarial y fiscal. Este servicio está disponible para todos nuestros clientes desde anualidades más timbres y membresías, sin costo adicional.

BóvedaXML

Solución diseñada para apoyar a personas físicas y morales en la administración, control contable y cumplimiento fiscal de los CFDI emitidos y recibidos. Mediante una conexión automatizada con el SAT, centraliza la información fiscal en un solo lugar, permitiendo realizar cruces de datos, consultas y validaciones de manera eficiente. Además, resguarda de forma automática, organizada y por tiempo ilimitado los archivos XML generados por cualquier sistema, y facilita la gestión de avisos de cancelación del Buzón Tributario sin necesidad de ingresar al portal del SAT.

• Sincronización y descargas de XML sin la limitante del SAT.
• Presenta indicadores y análisis mediante gráficas de barras y pastel, tanto por periodos específicos como de forma global.
• Identifica y clasifica automáticamente los distintos complementos contenidos en los CFDI para facilitar su análisis y control.
• Verifica la autenticidad de los XML y detecta posibles inconsistencias, errores, alteraciones o si es apócrifo.
• Localiza los CFDI de pagos pendientes de recibir por parte de proveedores, ayudando a identificar oportunamente deducciones fiscales pendientes de aplicar.
• Consulta en tiempo real el RFC de receptores contra las listas del artículo 69-B, permitiendo detectar posibles vínculos con contribuyentes relacionados con operaciones inexistentes o simuladas (EFOS).
• Genera reportes especializados y exporta información a hojas de cálculo, facilitando la conciliación de datos contables, fiscales y administrativos.
• Mantiene un repositorio digital seguro, organizado y de consulta inmediata para todos los CFDI emitidos y recibidos.

FacturaNot

Desarrollado para atender las necesidades operativas, fiscales y administrativas del gremio notarial. Integra la emisión de CFDI y sus complementos, así como la administración de cuentas por cobrar y el control de la cobranza, diferenciando claramente los honorarios notariales de los impuestos, derechos y cantidades recibidas por cuenta de terceros, evitando que estos últimos sean considerados ingresos gravables.

Comprobantes fiscales que puede emitir:

• Facturas por honorarios.
• Facturas por honorarios con Complemento Notarios Públicos (Traslativa de dominio y Servidumbre de paso).
• Facturas por honorarios con complemento INE.
• Facturas por anticipos y sus respectivas relacionadas.
• CFDI de Retenciones (de actividad notarial y por clave de retención).
• CFDI de complemento de pago (en todas las modalidades que permite el SAT).
• Recibos de arrendamiento.
• Facturas por productos.
• Notas de crédito y devoluciones.
• Recibos de nómina V 1.2.
• Personalización básica de su formato PDF (logotipo, información de contacto de la notaría y datos bancarios de una cuenta para recibir depósitos).
• Facturas por honorarios (con y sin complemento de Otros derechos e impuestos y de Notarios), incluyendo la addenda gastos por cuenta de terceros.

FacturaNot

Características y ventajas:

• Reportes especializados de comprobantes emitidos, timbrados, cancelados o con errores de timbrado, permitiendo identificar y contabilizar rápidamente honorarios, impuestos y derechos cobrados por cada operación.
• Exportación de reportes a formatos Excel y PDF para análisis y control administrativo.

• Portal de descarga de CFDI para clientes, con acceso al historial completo de comprobantes emitidos.
• Generación de presupuestos y conversión directa a CFDI timbrados en pocos pasos.
• Separación clara de honorarios, impuestos y derechos por cuenta de terceros dentro de los comprobantes, facilitando el cumplimiento fiscal.

• Creación de borradores para revisión interna o validación por parte de los clientes antes del timbrado definitivo.
• Integración con ISRNot® para utilizar automáticamente la información de cálculos de ISR en el Complemento Notarios Públicos y en los CFDI de Retenciones.
• Conexión con AdminNot® para aprovechar la información previamente capturada y generar comprobantes sin recaptura de datos.
• Sistema de confirmación de apertura de correos enviados.

FacturaNot

• Gestión de cobranza para facturas con método de pago PPD (Pago en Parcialidades o Diferido), permitiendo el seguimiento por cliente o folio interno.
• Panel de comunicación fiscal:
  • Notificaciones sobre errores de timbrado y sus posibles causas.
  • Alertas preventivas sobre el próximo vencimiento del Certificado de Sello Digital (CSD).
  • Consulta y descarga de CFDI relacionados con los servicios contratados.
  • Visualización de pagos realizados y control de adeudos pendientes.

  

• Envió de CFDI por correo electrónico con una verificación en tiempo real del estatus del comprobante fiscal.
• AddendaNot®:
  • Herramienta que permite crear y administrar addendas personalizadas de acuerdo con las necesidades de cada cliente.
  • Configuración flexible de addendas sin necesidad de desarrollos adicionales
  • Incorporación de información comercial y operativa no requerida por el SAT, pero indispensable para los procesos internos de determinados clientes.

  

FacturaNot

• Token Móvil®:
  • Aplicación para dispositivos móviles (Android y iPhone) que fortalece la seguridad de acceso a la plataforma.
    • Genera contraseñas dinámicas de un solo uso.
    • Evita depender del correo electrónico para obtener códigos de acceso.
    • Incrementa la seguridad en el proceso de autenticación de usuarios.

  

• Gestor de Complemento Notarial:

  
  

  Herramienta especializada para la consulta, administración y seguimiento de operaciones realizadas con Complemento Notarios Públicos.

  • Localiza rápidamente instrumentos notariales vinculados con complementos notariales.
  • Realiza consultas avanzadas mediante filtros especializados.
  • Visualiza información relevante de cada operación, incluyendo escritura, tipo de acto, monto, ubicación del inmueble y comparecientes.
  • Descarga los archivos XML y PDF asociados a cada complemento notarial.

  

  • Exporta información a Excel o PDF para análisis, auditoría o consulta.

  

  • Facilita el envío de CFDI con Complemento Notarios a clientes, interesados u otros notarios involucrados en operaciones posteriores relacionadas con el inmueble.

FiscalNot

Integra herramientas de contabilidad electrónica, facturación, control fiscal, reportes e impuestos, manteniendo una sincronización continua con los servicios del SAT. Esta integración permite automatizar procesos contables y fiscales, supervisar el estatus de los CFDI y contar con información actualizada.

Además de resguardar de forma segura todos sus archivos XML, genera reportes financieros de manera automática y facilita la exportación de información a Excel para su análisis, conciliación y cumplimiento de obligaciones fiscales.

• Sistema para el cálculo y expedición de nómina V1.2.
• Recupera automáticamente los CFDI emitidos y recibidos, independientemente del sistema con el que fueron generados, descargando el historial completo del contribuyente desde el inicio de sus operaciones electrónicas mediante el uso de su contraseña del SAT (antes CIEC).
• Recepción y registro automático de facturas, pólizas y movimientos contables en tiempo real.
• Control integral de cuentas por cobrar y por pagar, con configuración de distintos métodos de cobro y pago.
• Generación de reportes financieros y contables exportables a Excel.
• Contabilidad electrónica completa, incluyendo registro contable, pólizas, balanzas de comprobación, auxiliares y estados de resultados.
• Auxiliar para el cálculo de sus impuestos.

Buzón Inteligente

Al contratar FiscalNot, obtiene acceso al buzón inteligente cfdi@fiscalnot.mx. Transmite de forma inmediata, segura y confidencial todos los CFDI’s que solicitó a sus proveedores y los almacena en una bóveda digital, de esta forma ya no tendrá que preocuparse por localizar sus XML’s y concentrarlos de forma manual.

Facilita el cumplimiento de las obligaciones de conservación de CFDI en formato digital conforme a las disposiciones fiscales aplicables (CFF. Art. 29).

Adicionalmente provisiona de forma automática sus comprobantes en contabilidad electrónica y determina sus impuestos.